Einsatz von Robotic Process Automation zur Optimierung von Verwaltungsprozessen in administrativen Bereichen

Abstract

Robotic Process Automation (RPA) beschreibt eine Softwaretechnologie, die in der Lage ist, regelbasierte, strukturierte und wiederholende Aufgaben zu automatisieren, ohne tiefgreifende Eingriffe in bestehende IT-Systeme. Ziel der vorliegenden Bachelorarbeit ist es, den Einsatz von Robotic Process Automation im administrativen Umfeld zu untersuchen und zu analysieren, inwieweit diese Technologie zur Effizienzsteigerung, Fehlervermeidung und Prozessoptimierung beitragen kann. Im Zentrum stehen dabei nicht nur die technischen Voraussetzungen und Möglichkeiten, sondern auch die organisatorischen, wirtschaftlichen und sozialen Auswirkungen sowie die Akzeptanz durch Anwender:innen. In dieser Arbeit werden zunächst die Funktionsweise und Hauptkomponenten von RPA – Bots, Orchestrierung und Entwicklungsumgebungen – erläutert und von verwandten Technologien abgegrenzt. Im weiteren Verlauf wird auf administrative Prozesse als Einsatzfeld für RPA eingegangen. Diese zeichnen sich häufig durch hohe Standardisierung, geringe kognitive Anforderungen und manuelle Wiederholungen aus, was sie besonders geeignet für Automatisierung macht. Die Arbeit beleuchtet sowohl die Vorteile – wie Zeitersparnis, Kostenreduktion und Qualitätssteigerung – als auch Herausforderungen wie technische Hürden, mangelnde Akzeptanz oder unzureichende Prozesskenntnisse. Ein zentraler Bestandteil der Arbeit ist eine empirische Untersuchung zur Akzeptanz von RPA unter tatsächlichen Anwender:innen eines internationalen Konzerns. Die Ergebnisse zeigen, dass RPA mehrheitlich als nützlich empfunden wird. Besonders geschätzt wird die Entlastung von monotonen Tätigkeiten und die dadurch gewonnene Zeit für komplexere Aktivitäten. Die Mehrheit der Befragten bevorzugt RPA im Hintergrund, ohne direkte Interaktion. Zugleich zeigen sich vereinzelt Unsicherheiten hinsichtlich Verantwortung, Transparenz und möglicher Auswirkungen auf bestehende Arbeitsprozesse. Die Arbeit kommt zu dem Ergebnis, dass RPA ein bedeutendes Instrument zur Optimierung administrativer Prozesse darstellt. Die erfolgreiche Implementierung erfordert jedoch nicht nur technisches Know-how, sondern auch organisatorische Begleitung, klare Prozessauswahl und die aktive Einbindung der Mitarbeiter:innen. Perspektivisch wird RPA durch die Integration von künstlicher Intelligenz zunehmend zu einem Bestandteil intelligenter Prozessautomatisierung, was neue Chancen, aber auch Herausforderungen mit sich bringt.

Datum der Bewilligung	2025
Originalsprache	Deutsch (Österreich)
Betreuer/-in	Josef Wolfartsberger (Betreuer*in)